نمایه‌سازی Indexing  و  چکیده‌ نویسی  Abstracting   

نمایه‌سازی Indexing
نمایه فهرستی از نام ‌ها، موضوع ‌ها، و دیگر مطالب موجود در یک سندیا مجموعه ‌ی اسناد و مدارک است که به شیوه ‌ای (معمولا الفبایی) مرتب شده و از راه جای‌ نما ها (ارجاع به شماره ‌ی مدخل یا شماره ‌ی صفحه) کاربر را به محلی که این نام یا موضوع در آنجا آمده راهنمایی می‌ کند. به فرآیند "تحلیل محتوای یک سند و یا مجموعه اسناد و برگردان نتیجه ‌ی این تحلیل به‌واژه‌ هایی که در نمایه می آید"، نمایه‌سازی می گویند.
از آنجا که نمایه ‌سازی شیوه ‌های دستیابی به اطلاعات مجموعه ‌ای از مدارک یا یک مدرک و یا بخش هایی از یک مدرک را، صرف ‌نظر از محل نگهداری آن، فراهم می ‌کند، می ‌توان گفت نمایه ‌سازی روش بنیادین سازمان‌دهی دانش است و فهرست نویسی و رده‌ بندی مصادیق آن هستند. زیرا فهرست نویسی، در واقع نمایه ‌سازی یک مجموعه ‌ی خاص است و رده ‌بندی هم تنظیم شناسه‌ های نمایه برپایه ‌ی ارتباط میان آنها، رابطه کل و جزء، و رابطه سلسله مراتبی است.

چکیده‌ نویسی Abstracting
چکیده خلاصه ی کوتاهی از یک کتاب، جزوه، مقاله، عکس، فیلم، نوارکاست، ... همراه با نکات اصلی آن است. چکیده‌ نکات عمده ی متن اصلی را چنان ارائه می‌ کند که خواننده را در تصمیم‌ گیری برای مراجعه یا عدم مراجعه به اصل منبع قادر سازد.
چکیده ‌نویسی شامل یک رشته عملیات زنجیره ای است که طی آن ساختارهای صورت و معنای مدارک تحلیل و سپس، با حفظ عمق معنا، به ‌صورتی کوتاه ‌تر بیان می ‌شود. چکیده ‌نویسی شامل فرآیندهای ادارکی، تفسیری، گزینشی، و خلاّق است که مهم ‌ترین هدف آن تجدید ساختار اطلاعات مدرک در مقیاس کوچک است. متن مدرک همانند درختی است که باید دو فرآیند را طی کند تا تبدیل به چکیده شود:
۱) هرس، یعنی قطع و حذف شاخ و برگ‌ های اضافی و حفظ شاخه ‌ها و بخش‌ های اصلی و ضروری ۲) عُصاره ‌گیری متن، یعنی دستیابی به درونمایه و لب مطلب.
هدف از چکیده‌ نویسی تأمین نیاز به آگاهی‌ رسانی جاری است. افزون بر این، چکیده‌ ها گزینش را تسهیل می ‌کنند، به این ترتیب که کاربر بر اساس اطلاعات موجود در چکیده ‌ها می‌ تواند به گزینش متن کامل بپردازد. گزینش موضوع حتی در محیط‌ های رایانه ای نیز اهمیت دارد و زمانی که بازیابی چکیده مقدم بر بازیابی متن کامل قرار می ‌گیرد، هزینه های صرف شده کاهش می ‌یابد. چکیده ‌هایی که به زبان کاربر نوشته می ‌شود کمک می‌ کنند تا کاربر بتواند به مباحث دیگر زبان‌ ها دست یابد و بدین ترتیب بر موانع زبانی غلبه کند. به ‌منظور تسهیل نمایه‌ سازی امروزه چکیده قبل از نمایه تهیه می‌ گردد تا مراحل نمایه‌ سازی تسهیل گردد. از این راه، زمان لازم برای خواندن متن و انتخاب مفاهیم کاهش می ‌یابد و در نتیجه، هزینه‌ هایی که صرف نمایه‌ سازی می‌شود تقلیل پیدا می‌ کند. فرآیند چکیده ‌نویسی برای مقابله با تولید مستمر و بیش از حد متون علمی صورت می ‌گیرد. از دیگر دلایل چکیده‌ نویسی، محدودیت ذهن انسان در یادگیری است. بدین معنا که ذهن انسان اطلاعات را تنها برای مدت کوتاهی حفظ می ‌کند مگر از اهمیت و موقعیت ویژه‌ای برخوردار باشند. فرآیند چکیده‌ نویسی، با حذف موارد غیر ضروری، نکات مهم هر مدرک را ارائه و در نتیجه کسب دانش را تسهیل می ‌کند.